Datenschutz beim Odenwaldklub Groß-Zimmern e.V.

Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdaten-schutzgesetzes (BDSG) werden zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins erhoben und auf den privaten PC der weiter unten genannten Mitglieder genutzt und verarbeitet.

Der Odenwaldklub Groß-Zimmern e.V. speichert die Daten seiner Mitglieder in einer Liste (MS Excel). Als zusätzlicher Backup Schutz der Daten erfolgt in unregelmäßigen Abständen ein Ausdruck auf Papier, der im Archiv aufbewahrt wird.

Die elektronisch vorhanden Listen werden auf privaten PC gespeichert und zusätzlich auf verschlüsselten USB-Sticks zum Schutz gegen Datenverlust infolge von Systemfehlern. Es erfolgt keinerlei Speicherung der Mitgliederdaten auf einem Cloud-Dienst.

Die Excel-Listen auf den privaten PC und verschlüsselten USB-Sticks sind passwortgeschützt.

Folgende Personen haben die Mitgliederliste gespeichert
1. Vorsitzender (Norbert Kaiser)
2. stellvertretender Vorsitzender (Jürgen Günster)
3. Ehrenvorsitzender (Horst Neumann, Ersteller der Steuererklärung)
4. Kassenwart (Manfred Maiwald)
5. Wanderwart (Erika Neumann)
Weiterhin hat folgende Person eine reduzierte Liste ausschließlich mit Namen und Adressen für die Verteilung der Dorflinde:
6. Peter Spuck

Für die Verteilung der Wanderinformationen per Email wird vom 1. Vorsitzenden eine weitere Liste mit Email-Adressen ausgewählter Mitglieder und externer Mitwanderer geführt für die regelmäßige Verteilung der Wanderinformationen vor jeder Wanderung. Bei der Versendung der Rundmails werden die Adressen unter "BCC" eingegeben, damit der einzelne Empfänger nicht alle Emailadressen einsehen kann.

Personenbezogene Daten werden erhoben von allen Mitgliedern mithilfe eines Beitragsformulars (Anlage 1) sowie eines ergänzenden SEPA-Lastschriftformulars (Anlage 2) falls das betreffende Mitglied am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen möchte. Überweisung des Mitgliedsbeitrages ist ebenfalls möglich und wird auch von einigen Mitgliedern bevorzugt (von diesen Mitgliedern werden keinerlei Bankdaten in der Mitgliederliste gespeichert).

Es werden folgende Daten in der Mitgliederliste erfasst:

Nachname, Vorname
IBAN, BIC, Bankleitzahl, Konto
Kontoinhaber, Name, Vorname
Mandats-Referenz
Straße, Hausnummer, Wohnort
Geburtsdatum
Geschlecht
Beitragsklasse (1 bis 5, Vollzahler, Ehepartner, und versch. Beitragsfreie)
Dorflindezustellung (ja/nein)
Eintrittsjahr
bisherige Ämter im Vorstand
bisherige Wanderauszeichnungen (Punkteliste)
Änderung Mitgliedschaft, Veränderungsgrund
Telefonnummer (optional)
Email-Adresse (optional)

Lastschriftdaten werden vom Kassenwart mit dem von Sparkassen und Volksbanken zur Verfügung gestellten Programm "Vereinsmeister" verwaltet, das es ermöglicht den jährlichen Mitgliedsbeitrag per Lastschrift einzuziehen.

Für das Vereinsarchiv wird zusätzlich eine Liste der ehemaligen Mitglieder geführt, die entweder durch Kündigung oder Tod aus dem Verein ausgeschieden sind. In dieser Liste werden die Bankdaten gelöscht und der Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verein ergänzt.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks erforderlich sind (wie etwa Telefon, Fax und E-Mail) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

Recht auf Auskunft

Jedes Mitglied hat das Recht darauf,
a) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten,
b) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind,
c) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt,
d) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind,
e) der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen,
f) seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Mitgliedschaftspflichten

Die Mitglieder sind verpflichtet, den Verein laufend über Änderungen in ihren persönlichen Verhältnissen schriftlich zu informieren. Dazu gehört insbesondere:
a) die Mitteilung von Anschriftenänderungen
b) Änderung der Bankverbindung bei der Teilnahme am Einzugsverfahren
c) Mitteilung von persönlichen Veränderungen, die für das Beitragswesen relevant sind (z.B. Beendigung der Schulausbildung, etc.)

Nachteile, die dem Mitglied dadurch entstehen, dass es dem Verein die erforderlichen Änderungen nach nicht mitteilt, gehen nicht zu Lasten des Vereins und können diesem nicht entgegengehalten werden. Entsteht dem Verein dadurch ein Schaden, ist das Mitglied zum Ausgleich verpflichtet.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine regelmäßige Weitergabe von personengebundenen Daten an Dritte erfolgt in folgenden Fällen:
1. Weitergabe von Vorname, Name, Adresse und Geburtsdatum von jugendlichen Mitgliedern unter 18 Jahre an die Gemeinde Groß-Zimmern zwecks Beantragung von Vereinsförderung.
2. Weitergabe von Vorname, Name und Zugehörigkeit zur Ortsgruppe an den Hauptverband des OWK zwecks Ausstellung von Mitgliederausweisen.
3. Weitergabe von Namen und Zahl der Mitgliedsjahre an den Hauptverband zwecks Erstellung der Urkunden für die Ehrung von langjähriger Mitgliedschaft.

Schutz der Listen vor dem Zugriff Fremder.

Die personenbezogenen Daten werden durch die nachfolgend beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Die gedruckte Liste wird im Archiv - Privathaus der Fam. Neumann oder alternativ Zeughaus - aufbewahrt und ist Fremden nicht zugänglich. Vernichtung überholter Listen erfolgt mit einem Standard-Papierschredder.

Die elektronisch gespeicherten Listen sind passwortgeschützt. Sie werden in der Regel nur via verschlüssltem USB Stick ausgetauscht. Falls ein Versenden per Email ausnahmsweise erforderlich ist, erfolgt das Versenden in einer passwortgeschützten ZIP-Datei (verschlüsselt mit AES-Option).

Alle privaten PC haben entweder das Betriebssystem Windows 7 oder 10 oder Apple iOS 11 oder höher mit passwortgeschütztem Zugang. Standard-Sicherheitsfunktionen wie automatische Updates und automatische Browserupdates sind aktiviert und ein aktueller Virenscanner mit automatischer Updatefunktion ist installiert.

Webseite

Unsere Webseite enthält personenbezogene Daten ausschließlich von den Vorstandsmitgliedern, d.h. Erster Vorsitzender und Stellvertreter, Ehrenvorsitzender, Kassenwart sowie Wanderwart und Wanderführer. Es werden jeweils Name und Adresse und Telefonnummer angegeben, vom geschäftsführenden Vorstand (1. und 2. Vorsitzender) auch die Email-Adressen, sowie von ein kleines Foto. Alle Vorstandmitglieder sind mit dieser Erwähnung auf der Webseite einverstanden.

Auf der Webseite werden Berichte über die Wanderungen veröffentlicht, die auch Fotos enthalten. Alle Fotos sind von Mitwanderern selbst fotografiert und es wird darauf geachtet, dass keine großformatigen Portraits einzelner Personen eingestellt werden, ausschließlich Gruppenfotos.

Sollte dies aus Versehen doch einmal der Fall sein so kann ein Mitglied oder auch Mitwanderer(in), der/die nicht Mitglied ist, jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

Der Odenwaldklub Groß-Zimmern e.V. fragt keinerlei Daten über die Nutzung und die Nutzer der Webseite vom Provider (Strato) ab und erhält diese auch nicht zugestellt. Dies wird auch auf der Webseite unter dem Menüpunkt "Datenschutz" aufgeführt.

Verarbeitungstätigkeiten:

1. Vorsitzender, Norbert Kaiser, und bei Bedarf stellvertretender Vorsitzender, Jürgen Günster:
Erfassung und Speicherung der Daten aller Mitglieder sowie Weitergabe von Namen Adressen und Bankverbindungen an den Kassenwart zwecks Beitragseinzug und Überwachung der Eingänge der Selbstzahler.
Jährliches Erstellen einer Geburtstags- und Ehrentagsliste zwecks Erstellen von Urkunden und Geburtstagskarten.
Jährlich 1 mal Auswertung der Liste für den Geschäftsbericht und Bestimmung des Beitrages an den Hauptverband.
Weitergabe der auf Namen und Adressen reduzierten Liste an die Verteiler der Dorflinde.

2. Kassenwart Manfred Maiwald:
Speicherung von Namen und Adressen und Bankverbindungen in dem Programm "Vereinsmeister" zwecks Einzug des Jahresbeitrages per Lastschrift (1 Mal jährlich) sowie Überwachung der Beitragszahlung der Selbstzahler.

3. Ehrenvorsitzender Horst Neumann und Wanderwart Erika Neumann
Jährlich 1 mal Ergänzung der Liste um die Wanderauszeichnungen sowie Eintrag der Funktionsträger.

4. Wanderwart und Wanderführer:
Zu jeder Wanderung Erstellen einer Liste der zu der Wanderung angemeldeten Teilnehmer mit Namen und Adressen und Telefonnummern (Email-Adresse falls erforderlich). Diese Listen werden als Excel-Dateien (ohne Passwortschutz) geführt und auf den privaten PC der verantwortlichen Wanderführer gespeichert. Zusätzlich trägt sich jeder Teilnehmer in ein Wanderbuch ein. Das Wanderbuch dient der jährlichen Erstellung einer Wanderstatistik.

Allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus. Alle Vereinsmitglieder mit Zugang zu personenbezogenen Daten haben eine entsprechende Verpflichtungserklärung unterzeichnet, die im Vereinsarchiv aufbewahrt wird.

Odenwaldklub Groß-Zimmern e.V. Datenschutzordnung Stand 23.11.2018
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